Rédiger une lettre est simple. Il suffit de suivre les étapes suivantes :
Tout d’abord, utilisez une salutation professionnelle. Une salutation professionnelle est plus appropriée lorsque vous envoyez un courriel à une personne que vous ne connaissez pas bien.
Ensuite, expliquez brièvement pourquoi vous écrivez cette lettre.
Si un ami ou un membre de votre famille vous a recommandé, mentionnez son nom afin que le lecteur sache comment vous avez été recommandé.
Décrivez ensuite brièvement vos antécédents et vos qualifications, ainsi que leur rapport avec le poste.
Ensuite, mentionnez les anciens employeurs ou collègues qui ont pu mentionner votre bonne éthique de travail comme référence.
Enfin, terminez par un remerciement et la promesse de faire un suivi prochainement.
N’oubliez pas : La rédaction de lettres peut être simple grâce à ces étapes !
Si vous envoyez un courriel à une personne que vous ne connaissez pas très bien, utilisez une salutation professionnelle. Une salutation formelle est plus appropriée lorsque vous envoyez un courriel à une personne qui a un titre ou une position d’autorité.
- Dans votre première ligne, utilisez le nom complet de la personne, puis indiquez son nom de famille après une forme abrégée de « M. », « Mme » ou « Mlle » : Cher Monsieur Smith ou Cher Docteur Peterson (si elle a un doctorat). Si son titre utilise son nom de famille mais diffère du prénom de son conjoint, il faut alors l’utiliser à la place de leurs noms complets. Par exemple : Cher professeur Johnson ou Cher monsieur Smith (au lieu de Cher John).
- Utilisez une formule de conclusion formelle telle que « Votre serviteur », « Sincèrement vôtre », « Cordialement », etc., en fonction de votre relation avec cette personne/entreprise ou de la situation. Vous pouvez également signer par « Votre », mais uniquement s’il s’agit d’une lettre informelle et non d’une lettre écrite sur du papier à en-tête officiel.
Ensuite, expliquez brièvement pourquoi vous écrivez cette lettre. Si vous écrivez une lettre de motivation, mentionnez le poste et l’entreprise qui vous ont intéressé.
S’il s’agit d’une lettre de candidature, indiquez au lecteur où il peut trouver de plus amples informations sur vos qualifications ou s’il a des questions.
Vous pouvez également écrire pour demander des informations, un entretien ou des références. Vous pouvez écrire pour demander des dons ou des produits plutôt que de l’argent ; dans ce cas, indiquez clairement ce que vous demandez.
Si un ami ou un membre de la famille vous a recommandé, mentionnez son nom afin que le lecteur sache comment vous avez été recommandé. Indiquez comment vous connaissez cette personne, ainsi que la raison pour laquelle elle vous a recommandé pour le poste. Mentionnez les qualifications professionnelles et les qualités personnelles de cette personne qui en font une référence idéale. Si possible, utilisez un langage positif (par exemple, « professionnel » plutôt qu' »excellent »).
Si votre CV a été transmis par un ancien employeur ou un collègue qui peut se porter garant de vos compétences et de votre expérience, mentionnez ses informations dans un paragraphe d’introduction en haut de votre lettre. Mentionnez pourquoi ils sont qualifiés pour parler de vous en termes si élogieux (par exemple, l’ancien employeur).
Vous pouvez maintenant décrire brièvement vos antécédents et vos qualifications et la manière dont ils sont liés au poste. Cette section est parfois appelée « Objectif » ou « Résumé des qualifications ».
- Pourquoi êtes-vous le meilleur candidat pour ce poste ?
- Énumérez vos points forts et indiquez comment ils aideront l’entreprise à atteindre ses objectifs.
- Pourquoi voulez-vous travailler pour cette entreprise ? Comment vont-ils bénéficier de votre embauche ?
- Comment pouvez-vous contribuer aux résultats de l’entreprise ?
- Ensuite, mentionnez tout ancien employeur ou collègue qui a pu mentionner votre bonne éthique de travail comme référence. En mentionnant leur nom et leur poste, vous les mettrez dans le bon état d’esprit pour qu’ils parlent de vous en termes favorables lorsqu’ils seront contactés par un employeur potentiel.
- Indiquez depuis combien de temps vous avez travaillé avec eux et ce que vous avez fait pour eux – souvent, ce sera la même chose que pour votre description de poste actuelle : « J’ai été employée par la société XYZ du 01/01/1900 au 30/09/2000 en tant qu’assistante administrative ; pendant cette période, j’ai organisé des dossiers, préparé de la correspondance et des rapports. »
- Mentionnez l’efficacité avec laquelle vous avez accompli ces tâches – vous voulez donner l’impression que quelqu’un voudrait engager une personne aussi compétente ! Pour ce faire, soyez précis : « Mes tâches étaient très variées et comprenaient la préparation de propositions de contrats, la réponse aux demandes des clients concernant nos produits, la mise à jour des informations de la base de données des clients. »
- Enfin, liez le tout en mentionnant comment cette personne peut vous aider maintenant : « Je cherche un emploi dans une entreprise où mes excellentes capacités d’organisation seront appréciées… ».
Où que vous en soyez dans votre lettre, terminez-la par un remerciement et une promesse de suivi. Cela surprendra le lecteur et lui donnera le sentiment d’avoir un allié en vous.
S’il s’agit d’une demande d’emploi, indiquez que vous ferez un suivi en envoyant un CV. S’il s’agit d’une subvention ou d’un autre type de soutien, indiquez comment ils peuvent s’attendre à avoir bientôt des nouvelles de votre organisation (par exemple, « Nous attendons avec impatience d’avoir des nouvelles du conseil d’administration d’ici deux semaines afin que nous puissions commencer à mettre en œuvre les améliorations proposées »).
