Les factures sont un élément clé de la réussite d’une entreprise. Elles vous permettent de créer des factures d’aspect professionnel pour vos clients, qui peuvent ensuite vous payer pour le travail que vous avez effectué. Nous avons rassemblé des astuces, des conseils et des ressources pour vous aider à vous lancer et à gagner de l’argent dès aujourd’hui !
Lorsque vous créez une facture, il est important d’ajouter les informations relatives à votre entreprise en haut de la facture.
- le nom de votre entreprise (ou le nom de votre client)
- l’adresse et les coordonnées de votre entreprise
- le logo de votre entreprise
- le slogan ou la ligne de conduite de votre entreprise, si vous en avez un.
En outre, vous pouvez envisager d’inclure votre numéro d’identification fiscale à des fins juridiques. Ce numéro figure sur votre licence d’exploitation ou sur votre certificat fiscal.
Incluez des informations essentielles comme ce que vous avez fourni
- Datez la facture.
- Inclure le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de l’entreprise.
- Incluez le nom et l’adresse électronique de votre entreprise dans le coin supérieur droit de la page, ainsi qu’un logo (le cas échéant).
Dressez la liste des montants à payer pour le travail effectué.
- Indiquez les montants à payer pour les travaux effectués.
- Si vous souhaitez accorder un rabais, indiquez-le ici. Par exemple, si votre client paie à l’avance, incluez un montant qui reflète cet escompte.
- Indiquez les taxes ou frais éventuels associés à cette facture.
- Indiquez toutes les autres conditions de paiement et/ou remises (le cas échéant).
Faites le total de vos heures et donnez le montant final
Maintenant que vous avez comptabilisé toutes vos heures et tous vos matériaux, il est temps de calculer le montant final. N’oubliez pas de garder à l’esprit :
- Une comptabilité précise est importante
- Un prix juste est essentiel
- Les exigences légales doivent être respectées
Décidez des conditions de paiement.
Une fois que vous avez décidé de vos conditions de paiement, il est important de vous assurer qu’elles figurent dans votre contrat. En effet, si un client ne vous paie pas comme convenu et essaie de se soustraire au paiement en disant qu’il n’a jamais accepté ces conditions, vous serez en mesure de lui montrer les conditions par écrit. Les conditions de paiement sont également un bon moyen de définir les attentes des deux parties ; si quelqu’un paie en retard ou ne paie pas du tout, cela permet de s’assurer que les deux parties comprennent ce qui s’est passé et pourquoi. C’est aussi l’occasion pour le vendeur ou l’acheteur de dire « Hé ! ce n’est pas ce que nous avions convenu » avant que les choses ne dégénèrent en problèmes majeurs (comme les agences de recouvrement).
Indiquez clairement les instructions de paiement et les délais.
Maintenant que vous avez ajouté la facture, il est temps d’ajouter les instructions et les délais de paiement. Vous pouvez fixer une date limite de 30 jours pour le paiement des factures par vos clients, mais si vous avez besoin de plus de temps, c’est également possible. Veillez simplement à mettre à jour vos conditions de paiement dans la section « Paramètres » de votre compte afin que chacun sache quand il doit être payé.
- Date d’échéance des paiements : il est important d’indiquer la date d’échéance des paiements sur une facture afin d’éviter tout malentendu quant à la date à laquelle l’argent doit être envoyé. Dans la mesure du possible, nous vous recommandons de mettre en place un rappel automatique de paiement par e-mail (par exemple tous les 7 jours) afin que les clients n’oublient pas leurs factures !
- Comment effectuer un paiement : Qu’ils passent par une carte de crédit ou PayPal, tous les paiements effectués via PayWhirl sont traités de manière sécurisée par Stripe et sont ensuite déposés directement sur votre compte bancaire dans les 24 heures suivant le traitement*.
- Comment puis-je contester un débit ? Les clients ont parfois des questions ou des inquiétudes sur le montant qu’ils nous doivent – et bien que nous comprenions tout à fait cela, gardez à l’esprit que si quelque chose ne va pas avec l’un de nos frais, nous aimerions avoir l’occasion de le régler avant de nous signaler comme « frauduleux ».
Incluez une ligne de signature du client et la date.
C’est ici que vous voulez mettre la signature du client et la date. La ligne de signature est l’endroit où le client signe pour confirmer la réception de la facture, et il est bon d’inclure cette information ici afin de l’avoir en dossier en cas de litige ultérieur.
La date variera en fonction de la fréquence à laquelle vous émettez des factures pour vos clients. S’ils paient mensuellement, utilisez la date d’aujourd’hui comme date d’émission ; s’ils paient trimestriellement, utilisez trois mois à partir d’aujourd’hui ; etc.
Cette information doit également être incluse au cas où il y aurait des litiges sur le fait qu’une facture a été payée ou non dans un certain délai (ce qui peut arriver si quelqu’un oublie son paiement).
